Under Article 153 of Enterprise Law 2014, the Chairman of Board of Director (BOD Chairman) must convene the meeting of BOD within 7 days as from the date of receiving a request for an irregular meeting. In case the first meeting is not attended by three quarter or more of total BOD members, the second meeting must be convened within seven days as from the intended date of the first meeting unless a shorter time limit is provided in the company charter.  

According to the above regulations, there may be a dispute as to time for “convention” of the second meeting. One may argue that the second meeting of BOD must be held within 7 days or a shorter period provided in the company charter.

On the other hand, one may argue that the BOD Chairman only need to send notice of convening the BOD meeting within seven days or shorter period specified in the company charter. The second meeting may be held at any time provided in the notice sent by the BOD Chairman which may not be within the time limit as provided in Article 153 of Enterprise Law 2014.

If the latter understanding applies to the convention of the BOD second meeting, it appears that there is no time limit for organizing and conducting the second meeting. Based on the wording of laws and the company charter, the BOD Chairman may take advantage of this provision to prolong the organizing time of the second meeting if he/she considers that the request for BOD irregular meeting is not beneficial for him/her.

Le Minh Thuy, Trainee, Venture North Law.

Theo Điều 153 của Luật Doanh Nghiệp 2014, Chủ tịch Hội đồng quản trị (Chủ Tịch HĐQT) phải triệu tập cuộc họp của HĐQT trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu tổ chức họp bất thường. Trong trường hợp cuộc họp đầu tiên không có đủ từ ba phần tư tổng số thành viên HĐQT trở lên, cuộc họp thứ hai phải được triệu tập trong vòng bảy ngày kể từ ngày dự kiến tổ chức cuộc họp đầu tiên trừ trường hợp điều lệ công ty quy định một thời hạn ngắn hơn. 

Theo các quy định trên, có thể xảy ra tranh chấp về thời gian “triệu tập” của cuộc họp thứ hai. Một mặt có thể lập luận rằng cuộc họp thứ hai của HĐQT phải được tổ chức trong vòng 7 ngày hoặc một khoảng thời gian ngắn hơn được quy định trong điều lệ công ty.